Berichten versturen

Wat is het berichtenverkeer nu precies, welke berichttypes zijn er en hoe verstuur je deze via de Berichtenapp? Lees hier hoe het Berichtenverkeer werkt!

Bij het Ketenbureau I-Sociaaldomein kun je een gratis e-learning Zorgadministratie en berichtenverkeer volgen om meer inzicht te krijgen: E-learning Zorgadministratie en berichtenverkeer .

Uitleg berichtenverkeer

Het berichtenverkeer is een uitwisseling van berichten met de gemeente, volgens landelijk vastgestelde informatiestandaarden. Elk van deze standaarden is een verzameling regels en afspraken die ervoor zorgen dat cliëntgegevens elektronisch, gestandaardiseerd, kwalitatief en veilig worden uitgewisseld tussen alle gebruikers.

De berichten dienen met een technisch XML-bericht via VECOZO verstuurd te worden. De Berichtenapp levert de software om die vertaalslag te maken. VECOZO is als het ware de brievenbus waardoor het bericht heen moet. VECOZO controleert of het bericht aan de iStandaarden voldoet. Dit vereist een nauwkeurige manier van invullen, om afkeur te voorkomen. Zorg dus dat je de helpteksten en handleiding nauwgezet volgt.

Er is volgens de iStandaarden een volgorde in het versturen van de berichten. Zie onderstaande afbeelding voor een schematische weergave.

De groene vlakken zijn berichten die je als zorgverlener verstuurt.
De blauwe berichten zijn de berichten die je ontvangt.
Vanaf 2021 schrijven de iStandaarden voor dat het berichtenverkeer verplicht is. Dit betekent dat ook alle retourberichten (302 en 320) verplicht verstuurd moeten worden. Deze worden automatisch verzonden.

Toewijzing

Het berichtenverkeer begint met een Verzoek om Toewijzing (315) vanuit jou als zorgverlener of met een Toewijzing Bericht (301) vanuit de gemeente. Na ontvangst  van jouw verzoek om toewijzing (315) stuurt de gemeente een retourbericht (316). Als antwoord op je 315 kun je vervolgens een 319 of een 301 ontvangen. De gemeente heeft vijf werkdagen voor een eerste reactie op de 315. Het 319 bericht is het antwoord van de gemeente dat een verzoek is afgekeurd of nog in onderzoek is. Er wordt hierop automatisch een 320-retourbericht verzonden. Vervolgens heeft de gemeente zes weken als ze daarin aangeven dat het verzoek in onderzoek is, en dan weer vijf werkdagen om het resultaat van het onderzoek te communiceren. De totale looptijd van een verzoek om toewijzing kan dus in totaal acht weken beslaan.
Als je verzoek is afgekeurd kun je het beste navragen wat de precieze reden is, mogelijk krijg je wel een toewijzing als je het verzoek (315) aanpast.
Het 301 bericht is het antwoord van de gemeente dat een verzoek is goedgekeurd. Het is de toewijzing waarin staat welke zorg je mag leveren. Er wordt hierop automatisch een 302-retourbericht verzonden.

Starten

Zodra je bent gestart met zorg leveren dien je het 305 bericht te versturen. Je geeft hiermee de daadwerkelijke startdatum aan. Vaak zal deze overeenkomen met de ingangsdatum van de toewijzing, maar deze kan ook afwijken (later starten). De gemeente bevestigt het ontvangen startbericht met het 306-retourbericht.  Let op: deze startdatum is niet leidend voor de declaraties.

Declareren

Vervolgens kun je met ingang van de startdatum maandelijks declareren met een 323 bericht. Je kunt pas declareren na afloop van een maand, ongeacht wat de einddatum is.
NB: Declaraties van vóór 2021 zijn niet meer mogelijk per 1 maart.

Wijzigen

Het 317Verzoek om wijziging (317+318 ) bericht is een verzoek om wijziging. Dit bericht gebruik je als je voor een cliënt al een 301 ontvangen hebt en je wilt het product wijzigen of een nieuw product toevoegen.
Tenzij er sprake is van een Open beschikking of Wettelijke Verwijzing dan moet de 315 gebruikt worden; dit kan per gemeente verschillen!
Op een 317 bericht volgt dan weer een 319Antwoordbericht Verzoek om toewijzing of wijziging (319+320) of een 301 bericht.

Stoppen

Wanneer je stopt met de zorglevering dien je een 307 bericht te versturen waarin je de einddatum van de zorg aangeeft. De gemeente beantwoordt het stopbericht met het 308-retourbericht.
Let op: deze stopdatum is niet leidend voor de declaraties.

Afkeur van berichten

Gemeentes beoordelen de inhoud van berichten. Het kan zijn dat de berichten om inhoudelijke redenen worden afgekeurd. Je kunt de afkeurreden dan lezen in het PDF-bestand van het retourbericht van de gemeente. Mocht de reden van afkeur niet duidelijk zijn, dan kun je het beste contact opnemen met de gemeente om toelichting te vragen.
Ook kan een bericht worden afgekeurd door VECOZO, omdat deze niet aan de specificaties voldoet. Een veelvoorkomende foutmelding is de afkeur om technische redenen. In dat geval is meestal sprake van een invulfout. Je kunt in de kennisbank per foutmelding een instructie lezen.