Creditdeclaratie (323+325)

Betekenis van symbolen:
💠 (gratis): informatie geldt alleen voor een gratis abonnement
🔆 (betaald): informatie geldt alleen voor een betaald abonnement

Doel 323

Ook voor het versturen van een creditdeclaratie gebruik je het 323 bericht. Een credit verstuur je wanneer je een eerder ingezonden declaratie ongedaan wilt maken.

Let op: In het geval een 323 bericht (debet) was afgekeurd, hoef je geen creditdeclaratie te versturen naar de gemeente. Je verstuurt alleen een creditdeclaratie naar de gemeente wanneer de gemeente de debet had goedgekeurd maar achteraf blijkt dat je een fout in de debetdeclaratie gemaakt hebt. Bijvoorbeeld als je een verkeerd tarief hebt gebruikt. 

Het is niet mogelijk om een credit- en debetdeclaratie in één 323 bericht te versturen. Verstuur eerst de creditdeclaratie en wacht tot dit goedgekeurd wordt. Verstuur pas daarna de verbeterde debetdeclaratie.

Werkwijze

Je kunt op twee manieren een 323 creditdeclaratie verzenden.

• Nieuw bericht

• Import van Excelbestand Dit is alleen mogelijk wanneer je de originele debetdeclaratie (323) via een Excelbestand hebt ingediend.

Credit via ‘Nieuw bericht’

1. 🔆 (betaald): Zoek het 323-bericht op dat je wilt crediteren in het 'Berichtenoverzicht'. Open het bericht (de origineel ingediende declaratie) en download het PDF-bestand.
   💠 (gratis): Zoek het PDF-bestand op je computer.

2. Open het PDF-bestand en houd dit bij de hand.

3. Ga naar Toevoegen > Nieuw bericht en selecteer de juiste Zorgwet (Wmo of Jw) en berichttype 323.

4. Vul de gegevens in zoals ze in het originele declaratiebericht waren gevuld maar let op:
   - bij ‘Declaratienummer’ vul je een ander (uniek) nummer in dan bij het originele bericht, bijvoorbeeld door er een ‘c’ achter te plaatsen. Let op dat hier maximaal 12 tekens staan. Je mag alleen letters en cijfers gebruiken, geen spaties, streepjes of punten.
   - Kies bij ‘Debet of credit?' voor credit
   - Vul het 'Credit referentienummer’ in. Met dit nummer verwijs je naar de bijbehorende debet-prestatie. Dit nummer kun je vinden op het PDF-bestand van het originele ‘heen bericht’. Neem deze in zijn geheel over (inclusief streepjes, zonder spaties). Elke cliënt/product combinatie heeft een ander Referentienummer. Het referentienummer vind je op de volgende plek in het PDF-bestand:

Alle andere gegevens vul je in zoals ze in het originele debetdeclaratie-bericht waren ingevuld. Zie voor verdere instructie in de Kennisbank bij Declaratie via Nieuw bericht

Let op: Ook de start- en einddatum moeten exact overeenkomen met de gegevens zoals je kunt terugvinden in het PDF-bestand:

5. Als alles is in dit scherm is ingevuld kun je nog een prestatie voor de cliënt crediteren. Klik daarvoor op [+] Nog een prestatie voor de cliënt toevoegen. Je kunt ook een creditdeclaratie voor een andere cliënt toevoegen door te klikken op [+] Nog een cliënt toevoegen. Als je klaar bent klik je op de knop [Controleren en versturen]. Je krijgt dan een bericht-overzicht te zien. Controleer of alles juist is ingevuld en pas zo nodig aan.

💠 (gratis): Kies daarna in welk bestandstype je het bericht wilt downloaden en klik op de groene knop [Downloaden]. Daarna kies je voor [Afronden].

Credit via Excelbestand

1. 🔆 (betaald): Zoek het te crediteren 323-bericht op in het 'Overzicht'. Open het bericht (de origineel ingediende declaratie) en download het PDF-bestand.
   💠 (gratis): Zoek het PDF-bestand op je computer.

2. Open het PDF-bestand en houd dit bij de hand.

3. Pak het Excelbestand van de origineel ingediende debetdeclaratie (323) erbij.

4. Maak een kopie van het Excelbestand en sla dit als creditbestand op onder een nieuwe naam. Ga verder met dit bestand.

5. Pas het declaratienummer op het eerste tabblad aan zodat deze uniek is (bijvoorbeeld het originele declaratienummer inclusief een c van credit voor of achter dit nummer). Vul op het eerste tabblad een 'C' in waar nu een 'D' staat.
   

   

6. Op het tweede tabblad staan je cliëntgegevens en productgegevens vermeld in Excel rijen. Verwijder, indien je debetdeclaratie uit meerdere regels bestond, de regel(s) die je niet wilt crediteren. Zorg hierbij dat je alle rijen geheel verwijdert. Let op: voorkom witregels (ook tussen de kop en rij 1).

7. Vul in de kolom 'Referentienummer credit', bij elke te crediteren declaratieregel, het referentienummer in dat vermeld is in het PDF-bestand van de origineel ingediende debetdeclaratie bij deze cliënt-product combinatie. Deze bestaat uit letters, cijfers en streepjes.
   Het referentienummer vind je op de volgende plek in het PDF-bestand:
   

   

   Het referentienummer neem je in zijn geheel over, ook de streepjes. Controleer dat er geen spaties voor of na het nummer mee gekopieerd worden. Dit leidt tot afkeur!
   

   

8. Dien het Excelbestand van de creditdeclaratie in op dezelfde manier waarop je een debetdeclaratie indient, zie ook in de Kennisbank bij Declaratie via import met Excelbestand:
   Kies links in het menu voor ‘Declaratie import’.
   Kies voor Jw Declaratie 323 of Wmo Declaratie 323 en klik op ‘Bestand kiezen’.
   Selecteer hier het opgeslagen Excelbestand dat je wilt indienen en open dit bestand en klik op [Importeren].
   Je krijgt na het importeren het bericht overzicht te zien. Controleer of alle gegevens goed zijn.

   🔆 (betaald): Klik op de groene knop [Versturen]. Ga naar het berichtenoverzicht en controleer de status. Hier moet staan: ‘Verzonden’. Zodra je een retourbericht van de gemeente hebt ontvangen, verandert de status in ‘Goedgekeurd’, ‘(gedeeltelijk) Afgekeurd’ of ‘In onderzoek’. Als het bericht is afgekeurd kun je de reden bekijken door het bericht te downloaden.
   💠 (gratis): Download het bericht in XML formaat en upload het bij Vecozo.